Petr Mára je jedním z mála lidí, kteří se v ČR věnují metodě Getting Things Done na poněkud vyšší než uživatelské úrovni, neboť je jejím aktivním školitelem a propagátorem. Také aktivně podniká, vlastní 13″ MacBook a spolu s Honzou Březinou natáčí videocast Digit. Co víc si přát?

Takže hurá na rozhovor…

Ahoj, všeobecně se o tobě ví, že jsi něco jako “profík” přes GTD, dokázal bys nějak jednoduše vysvětlit, v čem spočívají hlavní výhody této metody?

Ahoj Pavle, David Allen, tvůrce metody GTD, ji označuje jako stress-free productivity. Což je jednoznačně výstižné označení. V principu sice jde o to být produktivní a efektivní, ale ten primární cíl je zbavit se stresu a minimalizovat čas strávený prací. A samozřejmě zamyslet se nad tím, proč dělám věci, které dělám a kam směřuji, respektive, kam se chci v průběhu následujících let posunout. K tomu GTD využívá několik návyků, které je potřeba si osvojit a začlenit je do svého života. Tahle změna je zpravidla to nejtěžsí, ale stojí za to.

Jak se vůbec může běžný smrtelník stát školitelem GTD? Je nutné podniknout strastiplnou cestu, na jejímž konci poutníka David Allen pomyslným GTD mečem pasuje na oficiálního školitele?

Stejně jako u všeho jiného – prostě si řekneš, že to chceš dělat :) Ta myšlenka mě nějaký čas lákala a než jsem podnikl jakékoliv kroky, oslovila mě jedna společnost, že chce projít tréninkem produktivity. Bral jsem to jako signál k tomu, abych začal na školeních pracovat. Samozřejmě jsem jednal i přímo s Davidem Allenem, kterého jsem měl možnost potkat na letošním GTD summitu, ale jeho společnost v současné době necertifikuje samostatné konzultanty. Aktuálně jsou v situaci, kdy se snaží GTD dostat více do světa a hledají partnery mimo USA. Program pro samostatné konzultanty připravují, ale ještě není v běhu. Tudíž školení dělám dle vlastních postupů.

Ohromná popularita GTD způsobila, že vzniklo i pár jejích klonů. Zřejmě nejznámější z nich je ZTD od známého blogera Leo Babauty, setkal ses už s ní? Co si o ní myslíš?

ZTD znám, stejně jako Lea (nikoliv osobně). Leo Babauta se mi libí svým zaměřením na jednoduchost – tomu fandím a věřím, že to je správná cesta. Vždy když začnu cokoliv komplikovat, v hlavě se mi rozsvítí nápis: “Keep it simple, stupid!” Jednoduchost je klíčem k úspěchu a to je také důvod, proč řešení jako je iPod nebo iPhone získávájí takovou oblibu. Lidé nechtějí číst stohy manuálů. Chtějí věci používat. Zpravidla hned. Ale to jsem trochu odbočil, ZTD se mi libí svou myšlenkou MIT a jednoduchostí. Každý, kdo shledává GTD příliš komplikovanou metodou, by měl ZTD zkusit. Osobně se domnívám, že je celkem jedno, jakou metodu používáš – jedna není obecně lepší než druhá. Vše je o konkrétním člověku a o tom, co mu “sedne”. Klíčem je metodu pochopit a fungovat podle ní.

Když už jsme u těch blogerů, čteš nějaké zahraniční blogy? Znáš již zmíněného Leo Babautu, Steva Pavlinu, Darrena Rowse nebo třeba Chrise Guillebeau? Popř. jaké jsou tvé oblíbené blogy?

Jasně, znám je, občas na jejich weby zabrousím, ale přiznám se, že blogy čtu stále méně a méně. Už nejsem ve fázi, kdy bych denně kontroloval, co kdo nového napsal. Jednou za čas projedu nadpisy nových článků a pokud mě něco opravdu zaujme, alespoň článek “proskenuju”, zda přináší něco nového. Po určité době člověk zjistí, že stejné a stejné myšlenky se objevují jen v novém kabátě. Tudíž více preferuji knihy a čas dříve strávený u blogů investuji do něčeho jiného. Blogy beru jako občasný motivační nástroj.

Zajímáš se také o osobní rozvoj, nebo je tvou doménou hlavně produktivita?

Produktivitu vnímám jako způsob, jak mít více času na osobní rozvoj :) Respektive produktivita i timemanagement jsou pro mě podmnožinou osobního rozvoje. Vzájemně spolu souvisí. Osobně se domnívám, že určitou formu osobního rozvoje řeší každý z nás. Už stárnutí samo o sobě je forma osobního rozvoje – více a více zkušeností tě nutí přemýšlet nad tím, co děláš a jak bys to příště mohl udělat jinak, lépe. Na druhou stranu jen určité procento lidí začne tahle oblast zajímat natolik, aby sáhli po knize, či začali pátrat dál. Mě osobně v tomto směru aktuálně zajímá rozdílné vnímání reality a strach. Chci tím říct, že každý z nás se na stejnou událost dívá zcela jinýma očima. Svou vlastní zkušeností vyhodnotí to, co vidí. Baví mě snažit se oprostit se od vlastního okamžité osobního názoru a dostat se do situace pozorovatele. Dřív než si udělám názor, tak se na věc podívat z více úhlů. To souvisí i s pozitivním přístupem. Je až neuvěřitelný, kolik lidí je schopno přistupovat ke všemu negativně a hned od začátku věřit v neúspěch (ať už vlastní, či někoho jiného). Pozitivní přístup a víru v sebe beru jako základní stavební kameny, které mi pomáhají posouvat se kupředu. Druhým tématem, které mě nyní zajímá, je strach. Když se podíváš kolem sebe, řada rozhodnutí vzniká ze strachu z neúspěchu. Řada lidí volí jednodušší cestu bez strachu a úsilí, před výzvou a potencionálním úspěchem. Strach nás omezuje v tom, abychom změnili svou práci, abychom začali podnikat nebo zkoušet nové věci. Měl jsem možnost poznat lidi, kteří se rozhodovali podle vlastní touhy a vášně – strach si uvědomovali, ale neřídili se jím. To je pro mě absolutní svoboda. Baví mě nyní hledat věci, které mě stresují, nebo kterých se bojím a překonávat je. Když se to podaří, je to neuvěřitelná satisfakce :)

Přečetls už nějakou, jak já říkám, “divnou” knihu? Třeba od Stephena Coveyho nebo jiného známého autora? Strašně rád bych věděl, že v tom nejsem sám.

Nejsi v tom sám, knih na toto téma je stovky – ať už se bavíme o dílech starých filozofů nebo o knihách reagujících na současnou technickou dobu. Na tomhle tématu je krásné, že jej podle mě můžeš studovat nadosmrti a pořád budeš objevovat nové a nové věci o sobě a o životě. A samozřejmě se budeš vyvíjet a vidět, jak se tvůj názor mění. Jak jsi viděl svět ve svých dvaceti a o deset let se ohlídneš a zjistíš, že je všechno trochu jinak. Těším se, až mi bude čtyřicet, přečtu si tenhle rozhovor a třeba se i nad svými odpověďmi pousměju. Můj názor a pohled na mě samotného bude o deset let jiný. Mimochodem dobrá startovací kniha je Nic není nemožné (autorem je Tom Butler-Bowdon). Je to taková encyklopedie knih zabývajících se tímto tématem s krátkým popisem.

Ještě by mě, jakožto mladého člověka, zajímalo, jak ses vlastně dostal k podnikání? Vím, že stojíš za startupem EasyResearch.biz, grafickým studiem Lombardo a možná ještě dalšími projekty.

Vždycky jsem chtěl podnikat. Podnikání vnímám jako způsob svobodného života. Za své úspěchy i neúspěchy si mohu jen já sám a nemám na koho nadávat :) To vnímám jako fér hru. Věděl jsem, že chci podnikat a tak jsem začal, nejdříve tím standardním způsobem jako živnostník, abych se následně posunul do situace zakladatele firmy. Mé původní záměry byly mít velkou úspěšnou firmu :) a vydělávat moře peněz. Teď mě víc baví pracovat s omezeným týmem lidí na specifických projektech. Pro mě je důležité být nezávislý na konkrétním pracovním místě, což mi naštěstí současná doba umožňuje. Druhým důležitým faktorem je pro mě to, aby se práce někam vyvíjela. Zpravidla po třech letech jedné činnosti začínám na sobě pozorovat, že potřebuji změnu. Větší množství projektů mi umožňuje tuto vlastnost kompenzovat. Když je něčeho příliš, mohu si od dané práce odpočinout u jiného projektu.

Co bys doporučil třeba mně nebo i dalším mladým lidem, kteří by rádi začali podnikat?

Přesně definovat cíl, cestu, jak se k němu dostanu a tohoto plánu se držet a neodklánět se od něj. A samozřejmě se nebát, věřit si, zapojit vášeň a kopírovat. Abych vysvětlit ten třetí bod – mám na mysli pozorovat úspěšné lidi a kopírovat jejich kroky. Člověk nemusí vyzkoušet všechny chyby. Když půjdeš ve stopách úspěšnějších lidí, budeš mít možnost sledovat jejich kroky, pochopit, proč je udělali, stejně jako vědět o tom, co udělali špatně a tuhle zkušenost získat bez toho, aby sis ji sám prožil. Chyb za svůj život člověk udělá nespočet a přesto, že to je nejlepší studijní materiál, není od věci jich pár přeskočit. Sledovat ty, co jsou o pár let v podnikání před tebou, je ten nejlepší způsob, jak se posunout kupředu. Je to jako když analyzuješ šachovou hru. Když pochopíš, proč bílý udělal nečekaný tah, který mu o chvíli později přinesl výhru, můžeš stejný manévr ve své vlasní “hře” zopakovat. Internet a knihy nabízejí nepřeberné množství studijních materiálů. Stačí jen umět číst a investovat svůj čas.

Tak mě napadá, zažils už něco, co ti opravdu změnilo život? Nějaký svůj Životaměnič?

Kupodivu mě osobně nejvíce ovlivnily negativní události. Jak se “říká, co tě nezabije, to tě posílí”. Když to ustojíš, jsi o něco silnější, zkušenější. Pozitivní události tě zpravidla mohou ukolébat, získáš pocit, že je vše v pořádku a trochu zpomalíš, necháš věci plynout. Když ale obrazně řečeno “dostaneš po držce”, nutí tě to zastavit se, zamyslet se nad posledními kroky a hledat nový směr. Takže přesto, že se snažím prožívat jen ty příjemné a pozitivní události, právě ty negativní mi nejvíc změnily život. A pomohly mi.

Už nějakou dobu vstávám “zbytečně” brzo, konkrétně v 6:00 s tím, že mým konečným cílem je 5:30. Vstávání mám ztíženo tím, že pokud spím méně než, řekněme, osm hodin, začne mě urputně bolet hlava. Dříve jsem vstával zhruba v 7:00, ale mohl bych klidně vstávat i v 7:45, protože to mám do školy asi 200 metrů.

Ono celý můj “spánkový management” je prapodivný, ale o tom Vám třeba povím někdy jindy.

Vstávat brzy doporučuje kdekdo, nejznámější (a nejlepší) je zřejmě článek Steva Pavliny How To Become An Early Riser. Rád bych se s Vámi také podělil o pár tipů, proč je dobré vstávat brzy.

1) Pohodový start do nového dne

Pokud vstanete dříve než obvykle, máte najednou spoustu času. Můžete se v klidu nasnídat, lehnout si do vany (to dělám obzvlášť rád), dát si v klidu šálek ranní kávy, přečíst si noviny, vyvenčit psa před odchodem do práce a dělat spoustu dalších věcí.

Hlavně nejste hned od rána ve stresu, kdy se vzbudíte a už máte zpoždění. Dřív jsem kvůli tomu často zapomínal různé učebnice a pomůcky do školy, protože jsem vždy měl jen pár minut na přípravu, ale nyní už jsem sešit nezapomněl, co je rok dlouhý :).

2) Čas pro sebe

Ráno bude možná jediná doba, kdy můžete mít chvilku času pro sebe, neboť všichni ještě spí. Pokud jste od rána do večera bombardováni požadavky, nebo dětmi vyžadujícími Vaší pozornost, určitě si klidné ráno užijete. Konečně budete mít čas si třeba v klidu číst. Nebo jen tak přemýšlet.

3) Čas na plánování dne

Ráno je podle mého ideální doba na plánování nového dne. Sám si vždy určím, kterým úkolům se dnes budu věnovat, představím si, jak asi den bude vypadat apod.

Ráno se můžete věnovat svým cílům, týdennímu hodnocení, nebo plánování dle své libovůle. Se svěží myslí to jde obzvlášť dobře.

4) Čas na Vaše MITs

Ráno je také ideální čas na to, začít pracovat na Vašich MITs, neboli Most Important Tasks pro určený den. Pokud si žádné neurčujete, můžete začít s úkoly, které jsou obzvlášť důležité, ale na které se během běžného shonu pracovního dne nedostane čas.

Hned ráno dokončit nejdůležitější úkol je skvělý pocit, a jak říká Brian Tracy, když Sníte tu žábu, nic horšího už se během dne stát nemůže, vše je jednodušší.

5) Proaktivní přístup

Brzké ranní vstávání je navíc skvělým dokladem proaktivního přístupu. Místo, abyste vstávali podle toho, v kolik vstát musíte, abyste tak tak vše stihli, vstanete v kolik hodin se Vám zlíbí. Samozřejmě dříve.

Získáte tím možnost udělat alespoň s tou trochou času, který ráno získáte, co uznáte za vhodné. Jako Páni Tvorstva.

Já se většinou ráno věnuji plánování, nebo se učím na nějakou písemku do školy. Nějak mi to ráno jde nejlépe.

Určitě existuje mnohem více důvodů proč vstávat brzy. Pokud již brzy vstáváte, co děláte ráno nejraději? A v kolik hodin vlastně vstáváte?

Je na čase začít “dělat kolečka”.

To znamená neustále kontrolovat sérii stránek po sobě, většinou Twitter, Facebook a RSS čtečku plus další podle vlastní libovůle. Co na tom, že “refreshujete” Twitter každých pět minut (kdyby pět!), co kdyby náhodou někdo něco nového napsal, že?

Ve výsledku skončíte u toho, že půl i více hodiny neustále překlikáváte z jednoho na druhé a ztrácíte jen čas. Nebojte se, nikdo se tomu nevyhne. Já jsem ještě nedávno byl také obětí, nicméně jsem se tohoto zvyku dokázal zbavit.

Nabídnu jednoduchý návod, jak přestat neustále kroužit po různých internetových stránkách a marnit tak čas.

1) Kolik času trávíte na internetu?

Jako první je nutné si uvědomit, kolik času vlastně na internetu trávíte? A kolik z toho strávíte bezcílným surfováním a děláním “koleček”?

Zkuste si po dobu jednoho dne změřit, kolik času internetu věnujete. Myslím, že budete skoro zaručeni překvapeni a divit se, kde se tolik minut (hodin?) může brát?

Pokud si myslíte, že na internetu moc času netrávíte (a měření neprokáže opak), pak patříte mezi pár šťastných jedinců, kteří s děláním “koleček” nemají problém. Pro Vás je pak zbytek návodu zbytečný.

2) Proč vlastně jste na PC, potažmo internetu?

Položili jste si někdy otázku, proč vlastně na internetu jste? U mě je odpověď zřejmá, já se věnuji blogování, ale co vy ostatní, kdo blog nemáte?

Čtete zprávy, blogy, koukáte na videa, zkrátka se pouze bavíte? Znamená pro Vás internet čistě jen zábavu? Pokud ano, není na tom nic špatného. Jen je nutné si uvědomit, že i zábava by měla mít své hranice.

Internet pro Vás ale může být i prací, nebo zdrojem novinek, můžete se na něm bavit se svými přáteli, dělat prakticky cokoliv. Důležité je ale vědět, co je Vaším cílem.

3) Stanovte si časové limity

Může to znít na první pohled nesmyslně – “Stanovovat si časové limity, to je jako někde ve vězení!”, nicméně opak je pravdou.

Když si začnete stanovovat limity, uvidíte, že najednou začne zbývat čas i na věci, kterým už jste se dávno nevěnovali. Třeba čtení. Pro množství “prosurfovaných” hodin jste už neotevřeli knihu, jak je rok dlouhý. Znám to.

Já osobně jsem si stanovil denní limit i pro blogování – pouhou jednu hodinu. Během ní stihnu napsat jeden nový článek (když mám chuť), odpovědět na všechny komentáře, popř. emaily, a věnovat se dalším činnostem spojeným s blogováním (úpravy na blogu atd.).

Ani nevíte, jak rapidně se zvýšila moje produktivita, když jsem si poprvé vyhradil hodinu čistě pro blogování! Věděl jsem, že když během následujících šedesáti minut neudělám vše potřebné, už pro to nebudu mít ten den příležitost.

Dříve jsem “blogoval”, nebo jsem si to alespoň myslel, valnou část doby strávené na internetu. Byl to nehorázný klam, protože psaním článků, což je pro mě nejdůležitější činnost v rámci blogování, jsem trávil opravdu zanedbatelné procento ze všeho času stráveného “blogováním”.

Ve skutečnosti jsem pouze dělal “kolečka”.

Ale pokud na internetu nepotřebujete odvádět žádné výkony (psát články), ale jen se bavíte, stanovte si limity také. Můžete začít také s hodinou, nebo si zvolit jakýkoliv časový rámec, který vyhovuje Vaším dispozicím, co se volného času týče.

Každopádně pokud si stanovíte limit delší než 2-3 hodiny, tak to věru žádný limit není :).

4) Začněte dělat důležitější věci

Celým smyslem zbavování se návyku dělání “koleček” je, aby nám zbyl čas na důležitější věci. Nikdo totiž nepovažuje bezcílné surfování na internetu jako obzvlášť důležitou věc a já se nedivím, protože prostě důležité není.

Tisíckrát větší užitek má např. čtení, psaní článků, trávení času s kamarády, rodinou, procházky se psem, cokoliv. Jen ne tupé zírání do monitoru a počítání uběhlých hodin.

Možná se Vám stane, že si stanovíte hodinový limit, po něm skutečně odejdete od počítače, ale najednou nebudete mít co dělat. Nejhorší, co můžete udělat, je vrátit se zpět. Není možné porušit už jednou dané limity, radši dělejte cokoliv jiného, než abyste se vrátili k PC. Přece nechcete, aby se “kolečka” vrátila!

Nejvíce mě namotivoval článek na blogu Think Simple Now, který se jmenuje The 4 Hour Workday. Scott H Young (jedná se o hostující článek) v něm píše, jak zvládá veškerou svou práci za čtyři hodiny denně a má díky tomu spoustu volného času.

Zmiňuje se v něm o seznamu denních/týdenních úkolů, který jsem právě minulý týden vyzkoušel. Jednoduše jsem si vzal dva čisté listy papíru, jeden nadepsal Weekly MITs (Most Important Tasks) a druhý Daily MITs.

Poté jsem na týdenní seznam dal nejdůležitější úkoly pro daný týden, např. udělat referát do školy, doprogramovat hru (také do školy), editovat a odeslat hostující článek pro MítVšeHotovo a další. Celkem jich bylo pouze šest.

Poté jsem si napsal seznam úkolů pro pondělí. Když jsem je všechny splnil, napsal jsem si ještě večer seznam pro úterý. A tak dále až do neděle. Vždy jsem měl na seznamu maximálně čtyři úkoly, které ale mají extrémní důležitost.

Většinou se jednalo o psaní článků, nebo právě úkoly z týdenního seznamu.

V čem je to kouzlo?

Dokud člověk má jen denní seznamy úkolů, nebo ani to ne, stane se, že některé úkoly se pořád odsouvají “na zítra”. Ale nikdy se na ně  nedostane.

Pokud si takový úkol napíšete na týdenní seznam cílů, prostě jej splnit musíte. Pořád jej máte na očích a víte, že do konce týdne musí být hotový.

Vážně to funguje, já jsem tak plně dokončil své portfolio, jakožto copywritera, které jsem zhruba měsíc odkládal.

Ale jelikož týdenní plánování používám pouze týden, určitě mám obrovské mezery. V tomto ohledu bych do plánování ještě rád zapojil koncept Stephena Coveyho zvaný Oblasti odpovědnosti.

Říká, že by člověk měl v každé své Oblasti odpovědnosti týdně vykonat alespoň jeden úkol, který bude mít největší pozitivní efekt.

Oblasti odpovědnosti si můžete představit jako své životní role, moje jsou např.

• Student
• Syn
• Bloger
• Copywriter
• Osobní rozvoj

A možná některé další. V každé z nich bych měl každý týden splnit alespoň jeden úkol, který by mě nějak posunul dopředu.

Minulý týden se mi náhodou podařilo vcelku uspět ve všech z nich:

• Jako student jsem udělal referát a doprogramoval hru.
• Jako syn jsem posekal zahradu, umyl auto a provedl drobnou debordelizaci pokojíčku.
• Jako bloger jsem napsal 7 článků + 1 hostující. (Zde je ještě určitě prostor pro zlepšení)
• Jako copywriter jsem napsal celkem 12 recenzí webů a dodělal portfolio.
• Z hlediska osobního rozvoje jsem se posunul zase o kus dál, neboť jsem zkusil týdenní plánování.

Jak už jsem řekl, mé konání bylo řízeno značným hnutím náhody, dobudoucna bych chtěl, abych se těmto rolím věnoval systematicky. Plánuji to na léto, kdy si koupím aplikaci Things pro desktop, která Oblasti zodpovědnosti podporuje, neboli až budu mít “ten správný” nástroj.

Jsem zvědav, jak se mi povede i v dalších týdnech, jestli u plánování vydržím, ale měl bych. Věřím si :).

Pokud jste si někdy položili otázku, co že to vlastně ono všude omíláné GTD, neboli Getting Things Done, je, pak pro Vás mám dobrou zprávu.

Jeden z mála lidí v Česku, možná jediný, kdo pořádá GTD školení, Petr Mára, se o metodě GTD pěkně rozhovořil v nejnovějším díle Digitu s pořadovým číslem 29.

Zabývá se tam metodou GTD od začátku, tak aby ji představil někomu, kdo o ní ještě nic neslyšel. Já osobně jsem se nedozvěděl téměř nic nového, ale znovu jsem si osvěžil celkový pohled na koncepci GTD. K čemu vůbec slouží, jak fungují její mechanismy z vyšší perspektivy apod.

Pokud byste rádi s GTD začali, nebo se o ní jen chcete něco dozvědět, Digit #29 je ideálním místem.

A je jen na něm, jak se svým časem naloží, jinými slovy, čemu dá přednost. Když slyším někoho tvrdit, že “nemá čas”, často se zeptám, co musí dělat jiného? Když mi vyjmenuje několik věcí, které musí udělat a kvůli kterým mu čas prostě nezbývá, tak se snažím najít způsob, jakým onen čas najít.

Často se tak dostávám k otázce, která s time-managementem úzce souvisí – stanovováním priorit.

Vše je o prioritách

Problém lidí je v tom, že nejsou nesmrtelní. Mají pouze jeden život. Nemůžou si čas koupit ani se v něm vracet zpět. Díky bohu.

Musí tak dobře vážit, čemu věnují své vyměřené množství času. Jestli jej proflákají surfováním na internetu, hraním her, hulením a poflakováním se po venku, nebo něčím užitečným.

Čemu každý z nás věnuje svůj čas, je právě otázkou priorit. Možná jste si všimli, že mírně kritizuji lidi, kteří nedělají nic “užitečného”, opíjí se a jen se baví. Neměl bych to dělat. Vím, ale nejde s tím přestat.

Oni totiž nedělají nic špatného. Jen věnují čas tomu, co je pro ně prioritou. Rádi se baví, tak jdou v pátek večer ven. Rádi si “užívají života”, tak se zpijí do němoty. A vyhovuje jim to.

Mají diametrálně odlišné priority, než já nebo Vy, ale tak je to správně.

Pro mě je prioritou blogování, psaní článků a dělení se o své myšlenky. A čemu myslíte, že každý den věnuji svůj čas? Hádáte správně, svým prioritám.

Nemá cenu si stěžovat

Když pomineme obecnou platnost tohoto tvrzení, tak se vztahuje i na tuto konkrétní situaci. Kdo jiný je totiž pánem nad Vaším časem, než Vy sami?

Už slyším desítky námitek, že musíte chodit do školy, práce a podobně, ale věřte mi, nemusíte.

Máte absolutní kontrolu nad svým životem a je jen na Vás, čemu věnujete svůj čas. Stěžovat si nemá význam – nejen, že to každý nerad poslouchá, ale oslabujete tím sami sebe.

Zkuste místo stěžování si převzít odpovědnost nad svým životem a tím, jak trávíte svůj volný čas. A začněte se věnovat svým prioritám.

Jak si udělat čas aneb Priority nerady čekají

Vím, že zdaleka nejtěžší je poznat své vlastní priority. Sám jsem tím strávil velmi dlouhou dobu, ale nakonec mám jakž takž jasno. Nic víc není potřeba.

Bohužel je naprosto nutné vědět, co chcete, jinak nemá žádné “hledání ztraceného času” význam, protože nevíte, za co byste jej “utratili” radši. Proto se nad svými prioritami opravdu důkladně zamyslete a až pak pokračujte ve čtení.

Dejme tomu, že chcete napsat knihu. Jen příklad. Máte dvě možnosti:

1. Čekat, až jednou “budete mít čas” (což nebude nikdy).
2. Nebo být proaktivní a začít hned.

Já jsem samozřejmě pro druhou možnost.

Pokud jste si naprosto jistí, že knihu chcete napsat (věnovat se svým prioritám), pak si stačí denně stanovit 15 minut, kdy se nebudete věnovat ničemu jinému.

Můžete si stanovit více nebo méně v závislosti na svých možnostech, ale je důležité určit si opravdu konkrétní časový úsek.

Nyní už zbývá jen jediný krok – denně si na své priority vyhradit čas. A zde právě většina lidí selhává. Příval naléhavých (ale nedůležitých) věcí zabere veškerý čas a na priority už vážně žádný nezbyde.

Abyste tomuto předešli, musíte si čas vyhrazený pro Vaše priority skutečně zanést do svého denního plánu. Pokud používáte diář, pak si jej naplánujte jako regulérní schůzku (sám se sebou) na určitou hodinu. A i kdyby začínala třetí světová válka, od 18:00 hodin se prostě věnujete psaní knihy a ničemu jinému. Schůzku s důležitým klientem byste také jen tak nezrušili.

Nemusíte si ale čas pro priority vyhrazovat jako regulérní schůzku, stačí jej třeba jen zanést do svého seznamu MITs (Most Important Tasks) pro konkrétní den. Záleží jen na tom, jaký systém používáte a na co jste zvyklí.

I když žádný systém nepoužíváte, stanovte si např. zvukovou upomínku v mobilu, nebo si připomínku napište na ruku, nebo za uši (tam se text ale hloupě čte). Nezáleží na tom, jaký máte systém, ale jestli se věnujete svým prioritám.

A zde neexistují žádné kompromisy, buďto ano, nebo ne. Tečka.

Většina běžných lidí kontroluje svůj email na Seznamu maximálně jednou denně. Nemají důvod to dělat častěji – důležité informace se dozvídají jinak a komunikují spíše po telefonu. Ale pro nás, lidi od počítačů (jak se občas sám ze srandy označuji), je primárním nástrojem komunikace právě email.

Pro mě osobně je email středobod mých veškerých internetových aktivit, dozvídám se skrze něj o nových komentářích na blozích, dění na Facebooku i Twitteru a samozřejmě dostávám i běžné emaily od jiných smrtelníků. Často tak dostanu přes 50 emailů denně, což je pro většinu mých vrstevníků číslo nevídané.

Problém nastal teprve v okamžiku, kdy jsem dostal můj milovaný iPhone. I když on je v tom vlastně nevinně, za vše může mobilní internet od Vodafonu. Díky němu se můžu připojit téměř odkudkoli na území ČR a email tak kontroluji ve škole, na procházce se psem, někdy dokonce i na záchodě. Prostě všude.

Je mi jasné, že to rozhodně není ideální a měl bych s tím začít něco dělat. Mám to v plánu. Nerad jsem na čemkoliv závislý a když je to navíc závislost, která mi nic nepřináší, tak k čemu je? Pryč s ní!

Jsem sice v každém okamžiku v obraze, vím, co se zrovna děje, ale jsou mi tyto informace k něčemu? Těžko. Někde v terénu s nimi stejně nemůžu nic provést, na komentář neodpovím, mail taky nenapíšu (jde to, ale trvá to dlouho), maximálně si mohu naplánovat, že něco udělám, až se dostanu domů.

Mohla by to být dílčí výhoda, ale je nutné se zamyslet, jestli náhodou také něco neztrácím? Já myslím, že ano. Většinu času mimo počítač koukám jen do iPhonu, jestli náhodou není někde něco nového a ztrácím tak kontakt s vnějškem. Už se nevěnuji cílenému přemýšlení tak často, jako dříve, možná proto mě také v poslední době napadá mnohem méně nápadů na článek.

Ztrácím cenný čas, během kterého bych se měl naplno věnovat svému okolí, bavit se s lidmi, všímat si věcí a ne jen čekat, kdy mi přijde další email.

Povedlo se mi už zbavit se zvyku kontrolovat neustále všechno možné, když jsem na PC a je to vážně paráda! Daří se mi zvládat mnohem více věcí za mnohem kratší dobu a mám z nich lepší pocit. Místo bezcílného surfování (rozuměj průběžnému kontrolování GReaderu, Twitteru, Facebooku, …) trávím svůj čas cíleněji – hodinu věnuji blogování, tedy odpovídání na komentáře, psaní nových článků atp., další půl hodinu psaní na zakázku, a když už nemám co na práci, jdu si číst.

Ano, dobrovolně počítač vypínám a jdu se věnovat jiným věcem, což je věc v poslední době u mě nevídaná. Nevím, jak jsem mohl vydržet jen neproduktivně doslova sedět u PC a pořád něco dělat, když jsem ve skutečnosti nic nevytvořil, jen jsem marnil čas.

Nový systém, kdy věnuji online aktivitám jen striktně určené množství času mi vyhovuje mnohem více a je také mnohem efektivnější. Až jej vyladím k dokonalosti, bude to nevídaná úroveň produktivity! :)

Zřejmě nejznámější metodou pro organizování času (ale i života) je v součastnosti GTD, neboli Getting Things Done. Jejím principem je, že dostanete veškeré své závazky, úkoly a záležitosti z hlavy ven do nějakého systému, kterému důvěřujete a kde všechny činnosti můžete dále pohodlně spravovat.

Když se vám podaří dostat vše ven, měl by se dostavit stav mysli zvaný “mysl jako voda”, kdy se nemusíte soustředit na to, co musíte všechno udělat, ale můžete volně přemýšlet nebo se věnovat opravdu na 100% aktuálnímu úkolu.

Jak už jste si možná všimli, jsem člověk velmi náchylný na ty správné nástroje. Kdybych neměl dobré boty na běhání, tak bych s velkou pravděpodobostí neběhal. Nebo by se mi alespoň chtělo méně.

Stejné to je s nástrojem pro GTD. Je totiž potřeba mít nějaký To-Do manažer, nestačí jen obyčejný diář. David Allen (autor této metody) říká, že GTD je možné aplikovat i s listy papíru, jenže ty nejsou mobilní, a tak bych byl například ve městě ztracen, protože bych měl věci ke koupení zapsány doma na papíře.

V tomto ohledu se pro mě stal požehnáním iPhone. Konkrétně jedna z jeho aplikací – Things. Things je totiž vskutku dokonalá aplikace pro GTD.

Nenabízí sice zilion funkcí jako její bratříčci a sestřičky, ale jen ty nejdůležitější. A navíc je dokonale uživatelsky přívětivá. Promyšlená. Skvělá.

Vzhledem k tomu, že mám víc “Apple” než “PC” myšlení (ukamenujte mě), tak mi vyhovují dokonale. Nemusím nic nastavovat, nejsou zde funkce, které nikdy nevyužiji, vše je přehledné a jednoduché.

Existují i Things pro Mac, ale ne pro Windows, i proto si chci v létě pořídit MacBook. To bude nový level produktivity :).

Mé projekty

Abych se nerozepisoval jen o nástroji, zkusím popsat, i co se nachází uvnitř mého systému.

Donedávna jsem toho ještě neměl moc na práci – chodit do školy, občas s něčím pomoct doma a napsat nějaký článek na blog. Jak jsem ale spustil tento, tedy druhý blog, mé portfolio aktivit se rozrostlo.

Musím (Chci!) teď týdně psát minimálně 6 článků, 3 pro každý blog), navíc píšu ještě nějaké věci na zakázku. Nedávno jsem také pořádal soutěž, která mi dala hodně zabrat a ještě mi zbývá pár drobných úkolů, než bude úspěšně skončená.

Nesmím zapomenout ani na školu, na kterou bych sice zapomenul rád, ale vzhledem k tomu, že se tam v pracovní dny celkem dlouho dobu vyskytuji, lehce na ni zapomenout nelze.

Samozřejmě to není všechno, ale jsou to věci, které zabírají většinu mého času.

Mé GTD – kde mám ještě rezervy

Určitě se nepokládám za nějakého GTD guru, na to se GTD věnuji moc krátkou dobu. Mám ještě značné rezervy a vím to, ale v současné době se nějak hýbu vpřed a že jedno kolečko vrže a má mírnou osmičku? Co se dá dělat? Servis bude až za pár kilometrů :).

GTD má pět kroků:

• Sesbírat
• Zpracovat
• Zorganizovat
• Zhodnotit
• Udělat

Z nich bych řekl, že mám největší slabiny ve fázi první a třetí. Úkolů mám prostě moc málo na to, aby to bylo opravdu 100% věcí, které se mi honí hlavou. Nemohu s tím ale odpovídajícím způsobem pohnout – někdy tomu budu muset věnovat extra čas, kdy si znovu přečtu Mít vše hotovo a na tento krok se zaměřím.

Druhá slabina v kroku Zorganizovat spočívá v nedostatečně zvládnutém pochopení projektů. Projekt je definován jako věc, která potřebuje víc kroků k dokončení. Já mám ale v Things pod záložkou projekty i věci, které jsou v zásadě nesplnitelné.

Projekty u mě převzaly jinou funkci – sdružují mi úkoly pro různé Oblasti odpovědnosti, což je koncept pro změnu od Stephena Coveyho. V aplikaci pro iPhone bohužel Oblasti odpovědnosti chybí, nicméně v desktop verzi jsou.

Oblasti odpovědnosti celkem přesně odpovídají našim životním rolím, abyste si to mohli lépe představit, tak já jsem:

• člen rodiny 
• student 
• bloger

Do oblastí odpovědnosti pak ještě patří u mě Osobní rozvoj a speciální Ostřete pilu, která zajišťuje harmonickou obnovu veškerých sil.

Perspektiva týdne

Dalším mým problémem je to, že plánuji většinou “ze dne na den”. Ráno si sepíšu pár úkolů, které bych ten den rád zvládnul, nebo které musím zvládnout a ty se snažím splnit.

Výběr úkolů je tak ve velké míře náhodný a spoléhám se především na svojí intuici. Problém je, že mi uniká perspektiva týdne, širších souvislostí.

Mám sice dané, že o víkendu se více věnuji psaní článků, v neděli nastavuji publikování článků na Životaměniči pro další týden apod., ale během pracovních dnů je má činnost ryze náhodná.

Záleží to totiž hodně na tom, jak unavený přijdu ze školy, jestli se mi vůbec něco chce dělat. Spoustu času pak strávím bezcílným surfováním po internetu a čtením článků.

Po škole mi totiž nezbývá mnoho psychických sil, které jsou pro většinu mé činnosti kritické. Po osmi hodinách soustředění se ve škole je docela těžké donutit se soustředit ještě na psaní článků. Už na to prostě nemám ty správné síly.

Napadá mě, že by bylo lepší se věnovat nějaké fyzické aktivitě. Ale to si budu muset nějakou vymyslet :).

To by tedy byla veškerá má organizace času. Doufám, že Vám vněčem pomohla, že jste se třeba mírně inspirovali, nebo alespoň zamysleli nad svým systémem. Mně samotnému sepsání tohoto článku pomohlo hodně, abych si uvědomil, kde mám ještě slabiny. Jako klasicky se na nich budu snažit zapracovat a věřím, že se to časem poddá.

Jsou to takové drobnosti, které Vás třeba jen trošku otravují, znepříjemňují Vám práci, prostě Vás obtěžují.

Někdy Vás ani nemusí otravovat, prostě to jen není to správné. V běžné restauraci se sice najíte, ale s resturací s michelinovskou hvězdičkou se to nemůže srovnávat. Přitom výsledek je stejný – najíte se.

Řemeslníci toto dobře vědí, a proto mají opravdu hodně specializovaného nářadí. S každým se sice dá udělat jen jedna věc, zato ale dobře a bez toho, aby to člověka otravovalo. Ten nástroj je pro svou práci prostě “jako dělaný”.

Zkoušeli jste někdy štípat dříví obyčejnou sekerou? A měli jste někdy v ruce sekeru Fiskars? Pokud ne, tak o dost přicházíte. Efektivita, požitek a výkon jsou s “Fiskarskou” diametrálně odlišné. Z původně noční můry se díky opravdu vhodnému nástroji může dokonce stát Vaše oblíbená činnost.

Abych se ale vrátil zpět do roviny organizace času a osvojování si nových zvyků, tak bych Vás rád seznámil s nástroji, které používám já a jejichž účinek se dá srovnat s již zmíněnou “Fiskarskou”.

Moleskine

Moleskine (odkaz na pavelkralicek) je elegantní zápisník v tvrdých (i měkkých) černých deskách s gumičkou, která zabraňuje otevírání. To je jen věcný a suchý popis toho, jak vypadá. Ale opravdu slovy nedokážu vyjádřit, jak skvěle se do něj píše a co všechno mi dává :).

Mám jeden Blog-deník, kam si píšu nápady na článek potažmo celé články, když není po ruce počítač, týdenní diář, jeden velký zápisník na opravdový deník a sadu malých na drobné zápisky.

Důležité ale je, že opravdu působí jako “Fiskarska” výše. Psaní do něj si prostě zamilujete.

iPhone

iPhone jsem dostal víceméně náhodou, kdy jsme si jako věrní zákazníci Vodafonu mohli před Vánoci vybrat telefony za X tisíc. Nepamatuji si přesně, kolik to bylo, ale v hledáčku jsem měl buďto iPhone, nebo HTC Diamond.

Ani nedokážu popsat svou vděčnost za to, že jsem si nevybral HTC Diamond, protože tak uživatelsky přívětivé rozhraní jako iPhone prostě nemá.

Používat iPhone je maximální krása a zážitek. Díky tomu (a aplikaci Things, pro kterou platí vše výše zmíněné) jsem si konečně osvojil takovou odlehčenou verzi GTD a mám tak konečně kontrolu nad svým volným časem i životem.

Řada je na Vás

Já už jsem své ideální nástroje našel, teď je řada na Vás. Zkuste se zamyslet, jestli Vám nějaká věc, kterou denně používáte, náhodou nevadí, nebo nevyhovuje plně.

Pak ji zkuste nahradit za lepší a uvidíte, jestli pocítíte rozdíl. Já to tak udělal s běžným zápisníkem a mobilem bez dotykového displeje. A jsem spokojenější o 1000%.

Máte taky nějakou podobně skvělou věc, kterou byste nevyměnili za nic na světě? Nebo si myslíte, že obyčejnější poslouží stejně dobře?