ŽivotaMěnič.cz

I když jsem pár knih o time-managementu přečetl již v minulém roce, svůj čas jsem si začal alespoň minimálně organizovat až v poslední době. I kdybych se totiž snažil sebevíc, nebylo co organizovat.

Zřejmě nejznámější metodou pro organizování času (ale i života) je v součastnosti GTD, neboli Getting Things Done. Jejím principem je, že dostanete veškeré své závazky, úkoly a záležitosti z hlavy ven do nějakého systému, kterému důvěřujete a kde všechny činnosti můžete dále pohodlně spravovat.

Když se vám podaří dostat vše ven, měl by se dostavit stav mysli zvaný “mysl jako voda”, kdy se nemusíte soustředit na to, co musíte všechno udělat, ale můžete volně přemýšlet nebo se věnovat opravdu na 100% aktuálnímu úkolu.

Jak už jste si možná všimli, jsem člověk velmi náchylný na ty správné nástroje. Kdybych neměl dobré boty na běhání, tak bych s velkou pravděpodobostí neběhal. Nebo by se mi alespoň chtělo méně.

Stejné to je s nástrojem pro GTD. Je totiž potřeba mít nějaký To-Do manažer, nestačí jen obyčejný diář. David Allen (autor této metody) říká, že GTD je možné aplikovat i s listy papíru, jenže ty nejsou mobilní, a tak bych byl například ve městě ztracen, protože bych měl věci ke koupení zapsány doma na papíře.

V tomto ohledu se pro mě stal požehnáním iPhone. Konkrétně jedna z jeho aplikací – Things. Things je totiž vskutku dokonalá aplikace pro GTD.

Nenabízí sice zilion funkcí jako její bratříčci a sestřičky, ale jen ty nejdůležitější. A navíc je dokonale uživatelsky přívětivá. Promyšlená. Skvělá.

Vzhledem k tomu, že mám víc “Apple” než “PC” myšlení (ukamenujte mě), tak mi vyhovují dokonale. Nemusím nic nastavovat, nejsou zde funkce, které nikdy nevyužiji, vše je přehledné a jednoduché.

Existují i Things pro Mac, ale ne pro Windows, i proto si chci v létě pořídit MacBook. To bude nový level produktivity :).

Mé projekty

Abych se nerozepisoval jen o nástroji, zkusím popsat, i co se nachází uvnitř mého systému.

Donedávna jsem toho ještě neměl moc na práci – chodit do školy, občas s něčím pomoct doma a napsat nějaký článek na blog. Jak jsem ale spustil tento, tedy druhý blog, mé portfolio aktivit se rozrostlo.

Musím (Chci!) teď týdně psát minimálně 6 článků, 3 pro každý blog), navíc píšu ještě nějaké věci na zakázku. Nedávno jsem také pořádal soutěž, která mi dala hodně zabrat a ještě mi zbývá pár drobných úkolů, než bude úspěšně skončená.

Nesmím zapomenout ani na školu, na kterou bych sice zapomenul rád, ale vzhledem k tomu, že se tam v pracovní dny celkem dlouho dobu vyskytuji, lehce na ni zapomenout nelze.

Samozřejmě to není všechno, ale jsou to věci, které zabírají většinu mého času.

Mé GTD – kde mám ještě rezervy

Určitě se nepokládám za nějakého GTD guru, na to se GTD věnuji moc krátkou dobu. Mám ještě značné rezervy a vím to, ale v současné době se nějak hýbu vpřed a že jedno kolečko vrže a má mírnou osmičku? Co se dá dělat? Servis bude až za pár kilometrů :).

GTD má pět kroků:

• Sesbírat
• Zpracovat
• Zorganizovat
• Zhodnotit
• Udělat

Z nich bych řekl, že mám největší slabiny ve fázi první a třetí. Úkolů mám prostě moc málo na to, aby to bylo opravdu 100% věcí, které se mi honí hlavou. Nemohu s tím ale odpovídajícím způsobem pohnout – někdy tomu budu muset věnovat extra čas, kdy si znovu přečtu Mít vše hotovo a na tento krok se zaměřím.

Druhá slabina v kroku Zorganizovat spočívá v nedostatečně zvládnutém pochopení projektů. Projekt je definován jako věc, která potřebuje víc kroků k dokončení. Já mám ale v Things pod záložkou projekty i věci, které jsou v zásadě nesplnitelné.

Projekty u mě převzaly jinou funkci – sdružují mi úkoly pro různé Oblasti odpovědnosti, což je koncept pro změnu od Stephena Coveyho. V aplikaci pro iPhone bohužel Oblasti odpovědnosti chybí, nicméně v desktop verzi jsou.

Oblasti odpovědnosti celkem přesně odpovídají našim životním rolím, abyste si to mohli lépe představit, tak já jsem:

• člen rodiny 
• student 
• bloger

Do oblastí odpovědnosti pak ještě patří u mě Osobní rozvoj a speciální Ostřete pilu, která zajišťuje harmonickou obnovu veškerých sil.

Perspektiva týdne

Dalším mým problémem je to, že plánuji většinou “ze dne na den”. Ráno si sepíšu pár úkolů, které bych ten den rád zvládnul, nebo které musím zvládnout a ty se snažím splnit.

Výběr úkolů je tak ve velké míře náhodný a spoléhám se především na svojí intuici. Problém je, že mi uniká perspektiva týdne, širších souvislostí.

Mám sice dané, že o víkendu se více věnuji psaní článků, v neděli nastavuji publikování článků na Životaměniči pro další týden apod., ale během pracovních dnů je má činnost ryze náhodná.

Záleží to totiž hodně na tom, jak unavený přijdu ze školy, jestli se mi vůbec něco chce dělat. Spoustu času pak strávím bezcílným surfováním po internetu a čtením článků.

Po škole mi totiž nezbývá mnoho psychických sil, které jsou pro většinu mé činnosti kritické. Po osmi hodinách soustředění se ve škole je docela těžké donutit se soustředit ještě na psaní článků. Už na to prostě nemám ty správné síly.

Napadá mě, že by bylo lepší se věnovat nějaké fyzické aktivitě. Ale to si budu muset nějakou vymyslet :).

To by tedy byla veškerá má organizace času. Doufám, že Vám vněčem pomohla, že jste se třeba mírně inspirovali, nebo alespoň zamysleli nad svým systémem. Mně samotnému sepsání tohoto článku pomohlo hodně, abych si uvědomil, kde mám ještě slabiny. Jako klasicky se na nich budu snažit zapracovat a věřím, že se to časem poddá.

---

Foto od BigBlue